A公司业务经理小张最近遭遇了一件麻烦事:在追讨一笔欠款时,客户王先生声称已经给他的银行卡账号打过款了,可是小张如堕云里雾里,明明没收到;两边争执不下,只好去找双方商务往来的通讯记录,好在他们都是通过邮件交流的。王先生一怒之下,找出了一封邮件,传递给小张和A公司财务经理,小张一看,邮件里确实附了银行卡号和要求王先生转账的通知,而发件人账号也跟小张的邮箱差不多,小张就非常纳闷,于是瞪大眼睛,仔细去看,果然发现了蹊跷:原来那是个伪造的邮箱账号,仅仅是把小张邮箱账号中的字母“O”改成了数字“0”。
找到证据后,小张胸有成竹自信满满的告诉客户王先生:我们公司安装的是U-Mail邮件系统,业界公认的高安全性,我发出的每一封邮件都是有编号可循的,事实上,伪造我账号的这封邮件根本就找不到对应的编号,而且我和你通讯的邮件都妥善保存起来了,我现在就把每封邮件的编号发给你。
原来U-Mail邮件系统对发送出去的邮件会设定唯一的编号,这就像知名品牌生产厂家,对自己旗下的产品都给出唯一的防伪条形码,消费者只需要输入条形码,就可以鉴别真假。由U-Mail发出的每一封邮件都能够追溯到源头,以杜绝邮件伪造的可能,受到有效的控制。
U-Mail邮件系统对邮件自动随机产生编号,而且每一封邮件的编号都是唯一性的。邮件的编号可对邮件的发送过程和接收过程的每一个环节在邮箱管理软件中查看,而且邮件编号可以作为邮件真实的有效证据,杜绝邮件伪造,避免一些不必要的纠纷。
然后,在邮件发送之际,还可以将所有邮件(或者设定条件,满足该条件的邮件)存储到一个指定的账号下面,这个操作是登录U-Mail邮件系统的系统管理后台,使用“正在归档”命令完成的,如下图所示:
将满足条件的邮件归档存储起来后,如果日后有需要,随时可以在海量邮件中使用关键字词进行检索,快速定位到目标邮件,是很多企业办公所青睐的邮箱管理软件。
正因为U-Mail邮件系统想用户之所想,帮助小张保留了商务往来的证据,同时杜绝了盗窃邮箱账号的可能,因此小张才能迅速识破了“李鬼”的真面目,也顺利讨回了公司的欠款。
越来越频繁的商务活动,需要我们具备一双慧眼和一副匠心,如果您的企业也使用邮箱通讯,建议您安装专业邮件系统!
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