随着经济的对外发展，越来越多的企业在外设立分支机构，在外的工程项目也越来越多，每个项目的立项到施工建设都不同程度使用到公章，往往这些项目的公章使用严格讲都是无法监管的，项目部门成立后，由公司发文件并公告于项目业主方及相关施工单位认可设立项目部门印章，并明确项目部门的职权及其项目印章的使用范围，只要在上述权限范围内签章的，均可认定为代表该企业的意见表示(相当于行政公章效力)，从而由企业承担相应的法律责任。
因此，上述情形所设立的项目印章实质是具有行政公章效力，能够代表公司作出意思表示，由企业在循上述程序发出文件并公告相应的使用范围及权限。
这样，若出现未经建筑企业授权或越权使用项目印章的，根据《民法通则》第66条第1款规定：“没有代理权、超越代理权或者代理权终止后的行为，只有经过被代理人的追认，被代理人才承担民事责任。”企业追认有效的，该项目部门印章才具有效力，否则，企业有权拒绝承担相应的法律责任。
未经企业授权或越权使用项目印章这种情况我们不得不防，一不留神就需要承担相应的法律责任。
难道授权后使用的印章就没有风险了吗?风险在于授权后，用印的文件是否是相关要求的文件，文件的内容是否得到上级管理部门或管理人员的认可，会不会出现盖假文件、私自修改文件内容的行为发生呢?然而在实际的在外项目用章就面临这样的问题。
如何完全杜绝未授权使用，和授权使用乱盖公章的事件发生呢？
珠海思格特智能系统有限公司就能为企业集团公司在外项目提供安全用印解决方案!思格特研发生产的智能印章管理系统对用印的操作人、时间、地点、用印文件、用印次数都能全程监控，做到无审核不用印，相当于一把智能锁，把传统印章锁住在设备中，使用必须得到授权，就算更换印章，也是采用授权解锁与机械解锁双向操作无授权不能私自更换印章、取出印章;同时盖章操作也需要指纹认证和授权才可进行盖章。实现印章实时监控，有效防止未经建筑企业授权或越权使用项目印章发生，并且用印后自动存档，以备随时查看。