沙漠巨人遇审批难题
带着“帮助客户创造更多价值就是微签的价值”的观念一路走来,微签人遇到过不少难题,也解决了不少难题,摸爬滚打下来,练就一身本领,很多客户找过来,两分钟没聊完,微签人就可以直接给出解决方案了。熟能生巧,庖丁解牛。
但拿着放大镜对新疆天业的合同审批签署、仓储单审批签署盘根错节的流程进行深入调查之后,“见过世面”的微签人还是不由得大吃一惊。
新疆天业股份有限公司是新疆兵团首家上市的工业企业,这家工商农一体化的大型国有企业依托得天独厚的资源优势,主营化工产品和塑料制品的生产销售。
看到“新疆工商农一体化大型国有企业”,你会联想到什么,坐落在广袤沙漠里的一个庞然大物?不够,是一群庞然大物。新疆天业有足足8家分公司,众星拱月,占地面积广,人员分散、庞杂。这也就使得新疆天业的审批签署问题更复杂。
新疆天业的各类材料、设备、服务供应商和合作方遍布各地,“仓储单”里除了入库单、出库单,还有验货单、提货单、退货单、调货单、补货单、送检单、领料单。一张单据、合同又能多达八层审批,而且能做到层层不一样。对体量庞大的新疆天业来说,纸质合同单据的审批已然是一个巨型工程,种类繁多、手续芜杂,管理起来相当困难。
合同单据又多又乱就算了,很多合同单据的审批流程也不简单,不是一个负责人签了字就算完事的,而是“汉堡式审批”。
什么是汉堡式审批?层数多;层层不一样;还得按顺序一层一层来。比如说先是第一层,最简单,一个审批人员签字就好了;然后第二层,稍麻烦一点,两个人一起在这签字才行;第三层,更怪了,三个人只要有一个签了就算过关。若是遇到某一层的审批人员出差、找不到,那么就会因为一层卡住,整个汉堡都做不出来。
审批环节一卡壳,生产和销售也都得跟着减速。很多企业对优化审批流程的重视度是不够的,实际上在数字化转型的大趋势下,仍然固守复杂的线下审批流程,会严重影响企业运转的效率。
而且纸质合同单据既有看得见的打印、纸张、邮寄的成本,也有看不见的人工用腿找人的成本。同样的,合同单据遗失、审批权限滥用等风险事件也会给企业带来损失。
审批流程复杂的采购销售合同已经让天业不堪重负,又加上每天一堆仓储单,新疆天业迫切的需要将“审批”数字化、智能化以降本增效。于是他们找到了在审批流程方面特别下了狠功夫的微签。
微签妙手把审批撬到线上
微签通常会被误认为是一个只用来“电子签章”的“电子签章平台”,但其实电子签章只是微签的缩写,用过微签的朋友都知道,微签真正的身份是“以优化审批流程与便携电子签章为两大特色的审批签章服务平台”。
调查完新疆天业的所有棘手情况后,微签人虽大吃一惊,但并没有被吓退,即便得知必须满足天业上千号员工操作微签的需求,微签人也可以自信地说:这个任务,我们能接!
新疆天业对安全性要求比较高,微签给出的部署方案是用私有云。微签部署在天翼云独立主机上,天业自己管理服务器,不受公司内网限制,所有员工不管在哪,只要有网络就可以使用微签。
新疆天业已有一套OA系统,但OA对文件审批流程和电子签章功能先天不足。
因此,微签人选择将微签和新疆天业原有的OA系统有选择性对接。
微签与OA系统做同桌有很多好处,一方面微签可以直接抄OA的作业,把几百名员工的帐号信息全部同步过来,不需要员工在微签进行额外的帐号认证。另一方面微签是处理合同单据审批签署的学霸,你给我抄过作业我也不会亏待你,微签先是会把合同单据的签署状态同步给OA,接着签署完成后的合同单据也全部同步给OA。从此两个人做作业的效率都大幅提升。
接下来我们看下微签是怎么做作业的。
首先天业将人事、仓储相关负责人设置为在微签有较高权限的管理员,管理员通过文件模板功能将各类仓储单和销售、采购、工程各类合同的模板设置好,在模板上直接输入信息,就可以生成无需打印的待审批的电子文件。
管理员自定义审批流程,分三步:
第一步,设置流程审批节点,天业的审批流程通常都较长,七八层级流程是常态,每层都可以将签署方式分别设置为单人签审、多人或签(多人中任意一人同意即通过)、多人会签(多人全部同意才通过)。审核节点不仅可以是用户帐号,还可以是角色,避免以后因人员的变动需要频繁修改流程。
第二步,设置好审批流程的类型,分配使用权限,是个人使用,还是某个分公司某个部门专门的,不能乱了。
第三步,设置好流程的签章规则,哪个流程要盖什么章,签名在什么位置,都可以提前设置好,签署人则直接签在指定的位置上。
然后“审批”就不再是天业的麻烦事而是省心事了:选择对应的模板,生成电子文件;选择对应的审批流程规则发起审批;审批人员随时随地通过电脑、手机线上签字盖章完成审批;完成审批的文件会自动发送给接收人或同步到OA系统。
区别与传统复杂的纸质文件审批签署流程,审批签署从此全程都可以在微签平台完成。
是你的前进,也是我的前进
新疆天业作为一家稳重成熟的大国企,词典里没有兴之所至的“选择”,只有深思熟虑的“决策”。
在找到微签之前,他们就已经对国内很多签章平台都进行过调研,当时他们对通过电子签章平台来解决他们在审批方面的痛点和需求已经相当悲观了,因为所有的平台做的主流业务都是合同签署。听完微签的解决方案后,天业跟我们对接的人不住感慨:没想到国内真的有专注审批流程优化的签章平台。
“微签”是新疆天业办公自动化和企业数字化转型的一块重要拼图,也是帮助天业解决难题的一条杠杆,将庞杂的审批流程,轻松地翘到了线上。
除了生产效率上的大幅提升,人工传递文件、纸张打印、邮递等“隐形成本”也彻底消失了。
天业还表示,“微签”的权限分配机制、签章审批留痕,让原本云雾迷蒙的审批流程变得透明清晰了,每一条审批都可以追踪到具体的审批时间、审批人,让企业在安全管理方面更进了一步。
将“微签”送往新疆后,适逢疫情,远程办公成了主流办公方式,在天业的一众办公自动化软件里,微签是表现最亮眼的那一个,电脑、手机,两个终端入口都能使用,Bug最少,效率最高,帮助天业成功渡过难关。
其实,能和新疆天业这样的大型企业合作成功同样是“微签”的荣幸。得知“微签”在天业表现优异,游刃有余地解决了天业个各方面问题,微签人都很高兴,这说明他们为每一个审批流程节点中不起眼的细节所耗的心血都没有白费。