制造企业是典型的复杂体,从研发、采购、生产、销售到售后等盘根错节。在业务复杂度、流程规范化等持续进阶的同时,报销单据量更是月月破万,可企业在差旅报销的管理依然保持“传统风格”。
从申请、审批、预订到报销,环节复杂冗长,这也逐渐形成了制造业特有的支出管理难题————“三多一低”,即业务类型多、流程多,发票种类多,财务效率低。“三多一低”带来了更多合规问题的排查,一些潜藏的支出浪费更是防不胜防,财务每月审核和结算工作压力巨大。
一样的压力,一样的头疼。这篇文章告诉你,科世达、众瑞智能、高仙机器人是如何用“一个平台”应对挑战的。
01科世达:如何让90%的支出
下单即合规,还能降本百万?
科世达是世界500强之一,也是老牌汽车零部件及配套设备服务商之一。跨国经营、万人规模也让这家企业很早就建立起财务智能化体系。截止2021年,科世达亚洲财务中心便仅有15名财务人员,却担负着14家分子公司的总账、应收应付和税务全方位工作。
但传统的报销模式是阻碍财务部效率的“绝对要素”。科世达要求员工需要在原来的在垫付差旅等费用,后将行程、花费等信息录入OA系统,财务再将员工提供的原始票据与OA系统信息进行核对,通过后进而记账。流程听起来挺顺,但异地报销、违规超支等问题的坑,躲也躲不开。
〉〉如何让90%的支出,下单即合规?
科世达牵手分贝通,在自有OA、SAP系统中,将分贝通SaaS平台进行嵌入,从事前、事后两个部分颠覆传统报销模式,将传统报销痛点一一击破。聚合场景下,科世达在支出管控方面能够通过嵌入分贝通平台,将各项差旅、用餐、采购等支出规则,嵌入在员工的消费过程中,90%的支出下单即合规。
科世达基于分贝通,完成了从月均处理万张发票到几张“大发票”的改变,财务侧员工每个月节省半个小时用工时间,并释放给结算分析、财务分析等更具价值型的工作。如今,基于整个企业财务智能化体系建设,科世达可实现年均成本节约数百万元。
02众瑞智能:改变报销方式
“五步曲,变两步走”?
作为青岛仪器研发与创新应用的国家高新技术企业之一,众瑞智能在组织规模逐步扩大的过程中,传统报销模式却“拖了后腿”。
以销售团队为例。众瑞智能有5个销售大区,30多个客服站,几十个销售经理和客服人员,平均一个月至少20天都要出差跑客户。面对百人团队每月产生的上千张报销单据,审核工作繁,合规问题碎。“事后发作”式的费控模式,冗余的流程更是加剧工作量。
〉〉报销“出差五步曲,变两步走”?
众瑞智能通过分贝通实现了员工费用支出的事前管控。比如销售人员出差前先提交申请,通过后便可直接在分贝通App内完成机票、酒店、火车、用车等的计划内行程预订,直接由企业买单。销售人员免垫资,免报销,财务每月压力也小了。
分贝通支持自定义的审批流和规则配置,如今员工不仅大部分因公消费都可在分贝通App完成,更能潜移默化的“按规则办事”。使用分贝通大约一年后,差旅报销类发票量大约有80%以上的降低。即使仍需面对一些报销处理情况,员工在分贝通App端便能通过OCR技术自动、多维度校验发票合规性,这也为财务的报销核算提供初步把关。
03高仙机器人:千笔打车订单
如何化“零散”为“整”?
作为清洁机器人领域的霸主,高仙机器人的业务已覆盖全世界30多个国家和地区,在国内更是拥有11+分/子公司。面对每月破万的票据处理量,总部财务习以为常。
就拿加班打车来说,总部从分子公司每月回收的加班打车订单上千笔,经常出现发票抬头开错、不提供具体的行程单,财务每个月至少存在5%左右的打车票据需要重新沟通,仅此类票据审核工作,每月至少占用财务5天的时间。这对于管理人员来讲需要耗费大量时间精力。
〉〉月度打车订单如何化“零散”为“整”?来听听高仙机器人CFO怎么说
分贝通
如今,分贝通用一个平台管理的模式,聚合优质供应链,员工下单,企业支付,分贝通直接与企业按约定周期统一结算,帮助财务节约出大量重复性工作的时间,让财务的人效更高、让员工的体验更好。
从世界工厂到制造强国,中国正面临着制造业转型之机。尤其在金税四期加速推进的当下,制造业企业也在逐步转型。企业可以优先考虑选择适配性高的数字化应用,提升企业效率,实现迅速降本。一个平台管理企业全部消费支出,分贝通适配性高,可以对接企业内部系统,实现全流程互动通,提升企业管控效率、流程销量、数据效率。
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